入金と支払いの予定を4色に分けて1枚に並べると、「いつ、いくら足りなくなるか」が一目で分かります。頭の中やバラバラのExcelで持っていた予定を、まず表に入れる。自社ではこの資金繰り表をほぼ毎日開いています。AIで事務を減らす入口として、私はこれを一番小さいものとして勧めています。
こんな社長に
- 入金・支払いの予定が、頭の中と、通帳と、いくつかのExcelに分かれている
- 月末が近づくと「今月は足りるか」を電卓で確かめている
- 支払いの期日を、思い出して慌てたことがある
資金繰りは社長の仕事です。だから事務の人に任せにくく、結局、頭の中に残ります。表にするだけで、頭から外に出せます。
仕組み
- 今ある入金・支払いの予定を、日付と金額で入れる
- 予定を種類ごとに4色で分けて見る。色の分け方は、御社の口座やお金の流れに合わせて最初に一緒に決める
- 日付順に並ぶので、残高がどこで細くなるかが見える
- 入金があった、支払った、が済んだら消す。毎日か、週に数回開くだけ
導入の日にやるのは、「今の予定を一緒に入れるところまで」です。白い表を渡されても埋まらないので、その場で埋めます。
自社の実物
自社では、この資金繰り表をほぼ毎日使っています。EC・物流など複数の事業を分けて見られるようにしてあり、事業ごとの数字と、全部を合わせた数字の両方が見えます。
動くのはパソコンの中だけで、ネットにつながなくても動きます。お金の予定を外のサービスに置きたくない、という気持ちは私にもあって、そう作りました。上書きして保存する前に自動でバックアップが取られるので、間違って消しても戻せます。
AIが関わるのは、ここに入れる予定を集めるところです。届いた請求書をAIが読んで、支払いの予定としてこの表に登録する流れを、自社では回しています。入れるのはAI、見て判断するのは私、振込を押すのも私です。
一番小さい入口である理由
- 社長が一人で始められる。事務の人の仕事の流れを変えなくてよい
- 今日の予定を入れた瞬間から役に立つ。慣れる期間がいらない
- お金が動く操作は含まない。表を見て、振り込むのは今までどおり人。失敗しても何も壊れない
- ここに予定が集まっていると、次に「請求書を読んで予定を自動で入れる」につなげやすい
AIで事務を減らす、と聞くと大がかりに感じるかもしれません。でも最初の一歩は、予定を1枚に集めることで十分です。
よくある質問
会計ソフトや銀行の明細とつながりますか？
この表は「これからの予定」を見るためのもので、過去の記録をつける会計ソフトとは役割が違います。つなぐことより、まず予定を1枚に集めることを先にします。
Excelで作ったものと何が違いますか？
Excelでも作れます。違いは、色分けと日付順が最初から決まっていること、上書き前にバックアップが自動で取られること、複数の事業を分けて見られることです。今のExcelの予定は、そのまま移せます。
費用はどのくらいですか？
事業の数と、今の予定の持ち方を伺って見積もります。