届いた請求書や注文書のPDFを決まったフォルダに入れると、AIが中身を読んで、取引先・日付・金額・品目を台帳に書き込みます。ファイル名も「日付_取引先_金額」に揃えます。人がやるのは、転記された結果を見て確認することだけです。
こんな会社に
- 請求書・注文書・納品書が、紙・FAX・メールで毎月何十枚も届く
- 事務の人が、それを1枚ずつ見ながらExcelに手で打ち直している
- 月末や月初に、その打ち込みで事務が止まる
打ち込みそのものは単純ですが、枚数が多く、間違えると後で探すのが大変です。「何枚 × 何分」で時間が数えやすいので、私はAIに任せる最初の1業務としてこれを勧めています。
仕組み
- 届いたPDFを、決まったフォルダ（Googleドライブなど）に入れる。紙やFAXはスキャンして入れる
- AIがPDFを読み、取引先・日付・金額・品目を取り出して、台帳（スプレッドシートやExcel）に1行ずつ書く
- ファイル名を「日付_取引先_金額」の形に揃える。あとから探すとき、開かなくても中身が分かる
- 人は台帳を開いて、元のPDFと見比べて確認する。おかしい行だけ直す
人の操作は「フォルダに入れる」と「確認する」の2つになります。
自社ではどう使っているか
自社（EC・物流）では、毎月届く請求書のPDFを、この形で処理しています。AIがPDFを読んで、自社が発行したものか受け取ったものかを判定し、決めた命名規則でファイル名を付け直し、入金・支払いの予定として資金繰り表に登録するところまで進めます。私は、登録された内容を見て確認するだけです。
最初は「読んで名前を揃えるだけ」から始めても十分です。いきなり全部をつなげなくてよいと思います。
任せるところ・人に残すところ
| AIに任せる | 人に残す |
|---|---|
| PDFを読んで項目を取り出す | 取り出した内容の確認 |
| 台帳への転記 | 支払いの実行・振込 |
| ファイル名を揃える | 取引先への問い合わせ・連絡 |
| 同じ請求書が2回入ったら知らせる | 金額や扱いの判断 |
支払いの実行や取引先への送信のように、お金が動く操作や外に出る操作は、人が押します。AIはそこまで手を伸ばさない設計にしておきます。
読み間違いの見つけ方
AIも読み間違えます。特にスキャンの画質が悪いもの、手書きの数字、消費税の内税・外税です。だから「確認するだけ」の確認を、次のような形で軽く続けられるようにしておきます。
- 明細の合計と、請求書の合計金額が合っているかを、台帳側で自動で突き合わせる
- 日付が未来すぎる・過去すぎる、金額がいつもの桁と違う行に色を付ける
- 同じ取引先・同じ日付・同じ金額のPDFが2枚入ったら、二重入力として知らせる
- 読めなかった項目は空欄のまま残し、空欄があることを知らせる（勝手に埋めない）
「読めないときは空欄で止まる」が大事です。AIが推測で埋めると、確認する側が気づけなくなります。
自分で作るなら／頼むなら
自分で作るなら、最初はフォルダに入れたPDFを読んで、スプレッドシートに1行書くだけのものから始めてください。リネームも二重チェックも、あとから足せます。
頼むなら、今届いている請求書を数枚と、今使っている台帳の見本を見せてもらえれば、御社の書式に合わせて作ります。費用は作業の内容と枚数を伺って見積もります。
よくある質問
今使っているExcelの台帳はそのまま使えますか？
できるだけ今の列の並びに合わせます。スプレッドシートに移してもらうことが多いですが、Excelのままで続ける形もあります。
会社の請求書をAIに読ませても大丈夫ですか？
入力したデータがAIの学習に使われない形のサービスを使います。どの書類を扱うか、データをどこに置くかは、始める前に一緒に決めます。
手書きの注文書も読めますか？
読める場合と読めない場合があります。読めないところは空欄で止まるようにして、人が埋めます。まず御社の実物を数枚、試し読みしてみるのが早いです。