棚のラベルと品物のQRをスマホで読むだけで、入庫・移動・出庫がスプレッドシートに記録されます。「どこに何がいくつあるか」を、紙やホワイトボードではなく、スマホで見られる台帳にします。自社の倉庫では、この形のアプリが動いています。
こんな会社に
- 倉庫や資材置き場の在庫を、紙の台帳やホワイトボードで管理している
- 「あの資材、どこに置いたっけ」で探す時間が出ている
- 現場の人が、作業のあとに事務所で台帳に書き写している
- 製造・建設資材・卸など、モノの出入りが毎日ある
紙の台帳が悪いわけではありません。ただ、書き写す手間と、「書き忘れ」で合わなくなるのが問題です。読んだ瞬間に記録されれば、書き写しも書き忘れもなくなります。
仕組み
- 棚ごとに番号を付けて、バーコードかQRのラベルを貼る
- 品物（または品物を入れた箱）に、管理用のQRを付ける
- スマホのカメラで「棚のラベル → 品物のQR」の順に読む。それだけで「この品物をこの棚に入れた」が記録される
- 記録先はスプレッドシート。事務所のパソコンからも、スマホからも、今の在庫が見える
専用の読み取り機はいりません。スマホのブラウザで開くだけの画面なので、現場の人のスマホでも、会社の共用スマホでも動きます。
自社の実物
自社の倉庫では、ロケーション（置き場所）管理のアプリをこの形で作って使っています。画面にあるのは「入庫」「移動」「照会」「出庫」の4つだけ。棚のバーコードと管理QRを読むと、どの棚に何があるかがスプレッドシートに残ります。
もう一つ、出荷した実績から在庫を10分ごとに自動で減らす仕組みを付けています。出荷のたびに「出庫」を読まなくても、台帳が勝手に追いつく。現場の手間を一つ減らすための工夫です。
以前は別のノーコードツールで同じものを作っていましたが、自社の流れに合わせて作り直して、置き換えました。道具を変えても、現場の操作は「読むだけ」のまま変えていません。
最初に決めること
アプリより先に、紙の上で決めることが二つあります。
棚の番号の付け方
「列・段・位置」のように、見ただけで場所が分かる番号にします。番号の付け方は一度決めると変えにくいので、将来棚が増えたときの余白も見ておきます。
何をQRにするか
品物1個ずつか、箱か、ロットか。細かくすると正確になりますが、読む回数が増えます。現場の人が「これなら続けられる」と言える粗さにします。全部を細かく追わなくてよいです。
ここが決まっていれば、アプリはそれに合わせて作るだけです。逆に決めないまま作ると、使われない台帳になります。
任せるところ・人に残すところ
記録は、スマホで読んだ瞬間に自動で入ります。ただ、棚卸しで数が合わないときに「台帳をどう直すか」は人が決めます。発注や廃棄のような、お金が動く判断も仕組みには任せず、人が押します。
よくある質問
現場の人がスマホに慣れていなくても使えますか？
画面は4つのボタンと読み取りだけです。最初に一緒に数回やれば、あとは読むだけになります。
今のExcelの在庫表はどうなりますか？
今の品目や棚の一覧は、そのまま新しい台帳の元データとして使えます。移し方は一緒に決めます。
費用はどのくらいですか？
棚の数、品目の数、今の管理の仕方を伺って見積もります。